Excel est l’un des logiciels tableurs le plus utilisé par les comptable. Nous avons sélectionné pour vous des astuces excel pour gagner du temps et de l’efficacité dans votre utilisation de ce logiciel.
Créer une liste à choix multiples (liste déroulante)
Une liste déroulante vous permet de sélectionner une donnée pré enregistrée. Ce qui facilite votre saisie et vous fera gagner du temps et de l'énergie.
Pour créer une liste déroulante sur excel nous allons créer d'abord une feuille qui va contenir les données de notre liste : clique droit sur l'onglet feuille > Insérer > Double clique sur la feuille pour changer son nom par : liste > puis créez votre liste de données (chaque élément différent dans une ligne).
Sélectionnez toutes les cellules de données > clique droit > nommer une plage > Nom : “liste_a” par exemple.
Sélectionnez la cellule où vous voulez créer votre liste. Puis allez dans l’onglet données > outils de données > validation des données > sélectionnez “liste” dans la liste déroulante Autoriser > dans le champ source tapez : =liste_a
Vous aurez maintenant une liste de choix dans votre cellule.
(Regardez le tutoriel vidéo en fin de l’article)
Supprimer les doublons dans une colonne
Nous sommes amenés à supprimer les doublons dans certaines tâches. Dans le cas d’une importation d’une base de données externe par exemple ou simplement pour vérifier si on n’a pas commis d’erreur dans notre saisie.
Excel nous offre un outil qui va nous faciliter la tâche.
Sélectionnez la colonne que vous voulez vérifier (ou des cellules) > Puis allez dans l’onglet données > outils de données > Supprimer les doublons.
(Regardez le tutoriel vidéo en fin de l’article)
Empêcher les erreurs dans la saisie des données
Au cours de la saisie de données sur excel des erreurs peuvent se glisser malgré notre vigilance. Pour éviter cela il faut qu’excel nous alerte dans le cas d’une saisie erronée par une alerte et un message d’erreur.
Sélectionnez une cellule > Puis allez dans l’onglet données > outils de données > validation des données > sélectionnez selon le type de données que vous voulez autoriser “Nombre entier, Décimal, Date, Heure...” dans la liste déroulante Autoriser.
Dans la même fenêtre allez dans l’onglet Message et tapez le message d’erreur que vous voulez voir si vous faite une erreur de saisie.
Maintenant si vous saisissez une données non conforme votre message d’erreur s’affiche.
(Regardez le tutoriel vidéo en fin de l’article)
Convertir un texte en plusieurs colonnes
Il n’est pas toujours facile de convertir un texte avec des données en colonnes, heureusement excel nous le permet.
Faite un (copier/coller) de vos données dans la première cellule de votre tableur excel > puis sélectionner toute la colonne > Puis allez dans l’onglet données > outils de données > Convertir > Sur type de données d’origine sélectionnez Largeur fixe > suivant > Ajustez les lignes verticales noirs pour créer des nouvelles colonnes > suivant > Terminer.
Maintenant vos données sont séparées en colonnes.
(Regardez le tutoriel vidéo en fin de l’article)
Tutoriel vidéos astuces excel pour les comptables
